Rozwój technologii sprawia, że nie tylko coraz więcej osób komunikuje się przez Internet i nastawia się na elektroniczne rozwiązania. Zmienia się w zasadzie każda dziedzina naszego życia – również ta, która dotyczy gromadzenia dokumentów. Choć tych papierowych wciąż jest bardzo wiele, to spora ich część ewoluuje w wersję elektroniczną. Zmienia się więc sposób ich przechowywania – a także to, jak należy te dokumenty niszczyć.
Dlaczego trzeba niszczyć dokumenty
Odpowiedź jest dość prosta – ponieważ na wszelkiego rodzaju dokumentach zawarte są dane, które podlegają ochronie. Jest to regulowane prawnie, zarówno przez polskie, jak i unijne przepisy. Nie bez powodu konieczne jest podpisywanie obecnie między innymi klauzuli RODO. Firmy muszą oświadczyć, że dane, które gromadzą, są wykorzystywane wyłącznie do niezbędnych celów związanych z nawiązaniem współpracy. Zobowiązują się także do właściwego przechowywania tych danych, aby nie wyciekły na zewnątrz. Jeżeli tak by się stało, na przedsiębiorstwo może zostać nałożona kosztowna kara. A to i tak jedynie początek problemów, z którymi się może to wiązać. Dlatego też należy przywiązywać ogromną wagę do tego, by we właściwy sposób przechowywać wszelkiego rodzaju dokumenty w firmie. A także, by dokładnie ich pilnować do momentu zniszczenia i mieć gwarancję, że nie będzie się dało ich już w żaden sposób odtworzyć.
Niszczenie dokumentów papierowych
Choć wiele zapisów ogranicza się teraz do wersji elektronicznych, to jednak dokumenty papierowe wciąż zajmują bardzo wiele miejsca. Nawet te firmy, które nie parają się działalnością typową biurową, muszą gromadzić teczki czy segregatory z różnego rodzaju dokumentami. Niektóre bowiem wymagają dodatkowego, fizycznego podpisu i nie można ograniczyć się wyłącznie do wersji zapisanej na nośniku elektronicznym. Wiele takich dokumentów trzeba przechowywać przez ściśle określony czas. Ma to swoje konkretne powody – trzeba je trzymać na czas współpracy z danym pracownikiem czy kontrahentem, jest to też pewna forma archiwum, do którego można wracać po istotne informacje.
Z czasem jednak część z nich ulega przedawnieniu, przestają obowiązywać i nie ma też konieczności dalszego ich przechowywania. Może się też zdarzyć, że na przykład przy tworzeniu umowy pojawi się w tekście jakiś błąd – trzeba więc wydrukować ją na nowo, w poprawnej wersji. Jednak nawet na tej z błędem mogą być już zawarte dane, które podlegają ochronie.
Takie dokumenty należy zniszczyć – i to we właściwy sposób. Właściwy w tym przypadku oznacza bezpieczny oraz trwały, czyli taki, który będzie uniemożliwiał ich późniejsze odtworzenie. Dlatego warto mieć na uwadze to, że nie każda niszczarka sobie z takim niszczeniem dokumentów poradzi. Może być na przykład ustawiona na pocięcie dokumentów na dość grube paski, które bez problemu można z powrotem złożyć – albo nawet na tych paskach część danych będzie łatwa do odczytania.
Co więcej, nawet jeśli niszczarka będzie ustawiona prawidłowo, to przy samym momencie niszczenia należy też pamiętać o tym, żeby nikt z zewnątrz nie miał wglądu w te dokumenty. Choć wydaje się to oczywiste, to wystarczy zobrazować sobie sytuację, kiedy niszczarka jest ustawiona w sekretariacie, przez który przewija się wiele osób. Ktoś w tym momencie zajmuje się niszczeniem dokumentów i składa najpierw papiery na pobliskiej półce. Nawet niechcący, ktoś z zewnątrz może na nie wtedy zerknąć i odczytać informacje, których nie powinien. Profesjonalne firmy, które zajmują się niszczeniem dokumentów przetwarzają zapisany papier na zmieszaną masę, z której już nic nie da się odczytać.
Niszczenie dokumentów elektronicznych
Dokumenty zapisane na różnego rodzaju nośnikach – USB, SD, dyskach zewnętrznych czy innych tego typu – również podlegają zniszczeniu. Nie wystarczy jednak sformatować takiego urządzenia, ponieważ w bardzo prosty sposób dane wcześniej na nim zapisane można jeszcze odzyskać. Dlatego też zniszczeniu musi ulec również nośnik takich informacji. Trzeba pamiętać, że nie wystarczy tylko złamać karty czy wyrzucić pendrive’a do kosza na śmieci – bo to nie gwarantuje trwałego usunięcia danych. W takim przypadku lepiej skorzystać z usług profesjonalnej firmy, która zajmie się utylizacją nośnika – zarówno biorąc pod uwagę to, by wszystkie dane zostały usunięte, jak i to, by pozostałość po nośniku nie była szkodliwa dla środowiska. Mało tego, część z nich może nawet podlegać recyklingowi.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
